Voorbeeld 1: Aanvraag extra mogelijkheid hertentamen

De brief bevat zes keer ten onrechte een spatie (zie de rode gedeeltes). Samenstellingen, zoals examencommissie, premaster, studieadviseur enplaatsvinden moeten aaneengeschreven worden; zie de Schrijfwijzer, paragraaf 8.3.

In de brief wordt drie keer gezondigd tegen de conventies voor hoofdlettergebruik (zie de geelgekleurde woorden). Namen, ook die van studies en commissies, krijgen een hoofdletter. De namen van maanden krijgen krijgen een kleine letter; zie de Schrijfwijzer, paragraaf 8.2.6. Het woord examencommissie staat wel goed in de aanhef, maar niet in de tekst.

In de eerste zin van alinea 3 mag in plaats van een ook één staan, maar dit is niet nodig. Ook zonder streepjes is duidelijk dat het om één (of een) jaar gaat.

De brief bevat vier onvolkomenheden in de interpunctie (zie de groene gedeeltes):

1. In de eerste zin verbindt en ten onrechte twee aparte zinnen. Hier had een punt moeten staan.

2. In de tweede zin van alinea 2 staat een komma voor maar. Hier begint echter een nieuwe mededeling, dus dan liever ook een nieuwe zin.

3. In de eerste zin van de derde alinea kan beter een komma staan tussen de werkwoordsvormen geworden en wil.

4. In de laatste zin van de derde alinea staat een komma voor dit. Hier had ook een punt moeten staan omdat er een nieuwe zin begint.

Wanneer we deze in totaal dertien tekortkomingen volgens ijkpunt 15 verbeteren, ziet de brief er als volgt uit:

Analyseer nu de tweede versie volgens de drie ijkpunten onder Formulering: ijkpunt 12 correcte zinsbouw en woordkeus; ijkpunt 11 eenheid van stijl; ijkpunt 10 gepaste formulering.

De brief bevat vier fouten tegen zinsbouw en woordkeus, ijkpunt 12 (zie de roodgekleurde woorden):

1. Bij het woord tentamen hoort het lidwoord het, en de voornaamwoorden dit en dat.

2. In de zin die begint met Al ben ik (alinea 3) is de woordvolgorde in de deelzin na Als onjuist. Hier had moeten staan: toch wil ik. Zie de Schrijfwijzer, paragraaf 6.3. Maar deze zin bevat nog een andere fout. In de zin wordt iets toegegeven: Al ben ik moeder geworden, maar het verband met wat volgt is niet correct. Na zo'n sterk voegwoord van toegeving, zou er een niet discutabel feit moeten volgen. Bijvoorbeeld: Al ben ik moeder geworden, ik blijf recht houden op studiefinanciering. Beter is hier: Hoewel ik moeder geworden ben, blijf ik mijn best doen.

3. In de laatste zin van alinea 2 staat was het mij niet gelukt. Hier is de verleden tijd niet correct. Het moet zijn: is het mij niet gelukt. Zie de Schrijfwijzer, paragraaf 7.1.5.

4. In de derde zin van alinea 3 staat een fout voorzetsel: het is niet vragen voor toestemming maar vragen om toestemming. Hier kan het voorzetsel beter weg, omdat er verderop in de zin al om staat.

De brief bevat vier stijlbreuken, ijkpunt 11 (zie de geelgekleurde woorden):

1. In de brief wordt de Examencommissie rechtstreeks aangesproken: jullie brief, Zoals jullie weten, maar in de laatste alinea en in de allerlaatste zin van de brief wordt hier zonder noodzaak van afgeweken.

2. In de tweede zin van alinea 1 staat stappen gevolgd. Dit is een contaminatie, een vermenging van stappen gezet en procedure gevolgd. Zie de Schrijfwijzer, paragraaf 5.3.

3. De eerste zin van alinea 2 spreekt over in tussentijd. Dit moet zijn intussen, ondertussen, inmiddels of in de tussentijd. Ook een contaminatie.

4. Het woord graag gaat niet goed samen met vragen (alinea 3) en hopen (laatste zin), en kan in een formele brief ook beter achterwege blijven.

De brief laat in vijf gevallen ook een minder gepaste formulering zien, ijkpunt 10 (zie de groengekleurde woorden):

1. Het gebruik van jullie is niet alleen inconsistent, maar ook ongepast. De commissie kan beter worden aangesproken met u, en dan uiteraard ook uw.

2. In alinea 2 begint zin 2 met Zoals jullie weten. Uit de mond van een student naar een commissie klinkt dit nogal vreemd. De toon is niet juist. Met het woord misschien zou de formulering al veel gepaster zijn: Zoals u misschien weet. Maar nog beter is het om deze nogal overbodige zinswending helemaal te schrappen.

3. In de zin daarna wordt het hebben van een tentamen gecombineerd met heeft plaatsgevonden. Deze combinatie is tautologisch, en werkt daardoor stijlverslappend.

4. De laatste zin met Ik bedank past in deze vorm niet in een verzoekbrief. De zin klinkt kortaf. Hier zou graag heel goed passen.

5. Ook Ik hoop op een antwoord is minder passend. Bovendien is de Examencommissie verplicht tot antwoorden. Gebruikelijker is dan een slotformule als: Ik zie uit naar uw antwoord.

De brief ziet er na de veertien verbeteringen op het niveau van de formulering als volgt uit.

Ondanks de dertien verbeteringen volgens ijkpunt 15 en de dertien verbeteringen volgens de ijkpunten 12, 11 en 10, verdient de brief nog geen schoonheidsprijs. Ga na welke informatie ontbreekt of welke moet worden toegevoegd, ijkpunt 4 voldoende informatie.

De brief kan op de volgende punten nog verbeterd worden:

1. De betreft-regel bevat onvoldoende informatie. Het gaat hier niet om een hertentamen maar om een vraag over extra herkansing. Ook is het dan handig om erbij te zetten om welk tentamen dit gaat.

2. De brief hoeft niet te openen met de naam; die staat al onder de brief.

3. In zin twee staat ben bezig. Dit is nogal vaag. Veel informatiever is het om aan te geven in welke fase van de studie men zich bevindt, bijvoorbeeld tweedejaars, of vlak voor de scriptie. Met zo'n introductie is het niet onbeleefd om een brief met Ik te beginnen. Maar deze aanduiding kan ook in de afsluiting worden gezet.

4. In de derde zin blijft onduidelijk om welke stappen het gaat, vooral omdat in de brief daarna maar over één stap gesproken wordt: het schrijven van een brief met een reden. Deze informatie kan daarom korter worden weergegeven. In feite volstaat één inleidende zin: een brief op verzoek. Het is dan wel handig om de datum van de brief erbij te vermelden. Zo kan direct worden nagegaan op welke brief hier geantwoord wordt.

5. De informatie in de tweede alinea is nogal omslachtig. Het gaat om het moederschap, en een hertentamen in de kraamtijd. De ingekorte informatie kan beter gecombineerd worden met de derde alinea over motivatie. Eventueel kan van weg in hertentamen van Statistiek, maar beide formuleringen zijn goed.

6. In de derde alinea is de laatste zin overbodig. Uiteraard is een extra herkansing een goed hulpmiddel.

Niet alles is te vangen met de analyse. Op de vierde versie van de brief is nog genoeg op te merken. In tweede alinea staat bijvoorbeeld deelnemen aan, want dan loopt de zin beter dan met maken. In de eerste zin van de brief staat echter maken. Ook later had netter kunnen klinken: op een later tijdstip. Er had bovendien meer argumentatie kunnen worden opgenomen, bijvoorbeeld de resultaten die de studente tot nu toe behaald heeft. En zo blijft er altijd nog iets te verbeteren. Wat uit de analyse echter duidelijk wordt, is dat ijkpunt 4 de meest ingrijpende verbeteringen geeft.